Służba Celna

Wnioski można przesyłać faxem, lecz skutkuje to nadaniem numeru EORI (o ile wniosek ten zawiera przynajmniej minimum wymaganych danych a także gdy zawiera komplet danych) o statusie ‘do uzupełnienia’, którego zmiana na status ‘zatwierdzony’ wymaga złożenia osobiście lub przesłania wniosku pocztą do naczelnika urzędu celnego - w terminie do 30 dni.

Numer  EORI musi być stosowany przy wszystkich operacjach i czynnościach celnych na terenie Wspólnoty w przypadkach, w których identyfikator przedsiębiorców jest wymagany.

Są to głównie zgłoszenia celne oraz przywozowe i wywozowe deklaracje skrócone (określone w załącznikach 37, 37a, 38 i 30a do RWKC oraz  w art. 183, 212, 216, 787 i 842b RWKC), natomiast deklaracje INTRASTAT wypełniane są na dotychczasowych zasadach.

W polskim systemie EORI nie mogą być rejestrowani przedsiębiorcy z innych państw członkowskich. Wynika to z Rozporządzenia Komisji (WE) nr 312/2009 z dnia 16 kwietnia 2009 zmieniającym rozporządzenie (EWG) nr 2454/93 ustanawiające przepisy w celu wykonania rozporządzenia Rady (EWG) nr 2913/92 ustanawiającego Wspólnotowy Kodeks Celny, zgodnie z którym przedsiębiorcy mający siedzibę w UE powinni być rejestrowani w systemie EORI przez organ celny lub wyznaczony organ państwa członkowskiego, w którym mają siedzibę. Zgłoszenie celne złożone przez takiego przedsiębiorcę powinno być obsłużone pomimo braku numeru EORI.

Wniosek podlega odrzuceniu w przypadku, gdy nie zawiera minimum wymaganych danych, gdy zawiera błędy danych podstawowych w samym wniosku (służących do nadania numeru EORI), z powodu niepełnej dokumentacji towarzyszącej, w przypadku, kiedy wnioskodawca posiada miejsce zamieszkania lub swoją siedzibę na terytorium w innego kraju Wspólnoty lub jeśli wnioskodawca uzyskał wcześniej numer EORI
Informacja o odrzuceniu wniosku będzie podmiotom przekazywana ustnie (w przypadku złożenia wniosku osobiście) lub za pomocą poczty elektronicznej (tylko tą drogą, w przypadku przesłania wniosku pocztą).

W przypadku wniosków składanych osobiście wystarcza okazanie, załączników, natomiast wnioskom przesłanym pocztą muszą towarzyszyć oryginały lub potwierdzone kopie dokumentów. 

Aby wniosek mógł uzyskać status „zatwierdzony” okazywane lub załączone kopie muszą być potwierdzone za zgodność(co najmniej przez osobę upoważnioną do reprezentacji przedsiębiorcy zgodnie z załączonymi dokumentami), w przeciwnym wypadku – wniosek może uzyskać jedynie status „do uzupełnienia” (o ile zawiera minimalne wymagania na dane). Jeśli chodzi o sprawdzenie, czy dokumenty zagraniczne są potwierdzone przez właściwy urząd, to funkcjonariusze będą musieli każdorazowo rozstrzygać poszczególne przypadki. Przyjąć należy, iż weryfikacja dokumentów w tym zakresie powinna następować wyłącznie w przypadkach uzasadnionych wątpliwości co do tego, że dokument został poświadczony przez kompetentny (istniejący) organ. 

Wniosek od podmiotu krajowego powinien być składany (rejestrowany) z zasady w oddziale właściwym według miejsca zamieszkania/siedziby, pierwsza rejestracja w miejscu, gdzie dokonuje pierwszej czynności celnej jest swoistym odstępstwem w celu ułatwienia nadania numeru podmiotowi, który znalazł się na granicy bez ważnego numeru. Dlatego kolejne wnioski (o uzupełnienie i  aktualizację/korektę) powinny być kierowane do oddziału właściwego według miejsca zamieszkania/siedziby.

Takie właśnie są przyjęte założenia (również w celu ułatwienia nadania numeru EORI każdemu podmiotowi). Upoważniona może być każda osoba, a istotą jest, aby upoważnienie podpisane było przez osobę wpisaną do KRS i umocowaną do reprezentowania firmy.

Do wniosku o aktualizację i o unieważnienie nie trzeba dołączać kompletu dokumentów, a jedynie te, które potwierdzają umocowanie osoby składającej wniosek oraz dokumentują dokonywaną zmianę,

W przypadku braku wystarczających danych we wniosku o uzupełnienie danych, jeśli wniosek zostanie przez podmiot złożony przed terminem upływu ważności nadanego mu numeru EORI (dla numerów nadanych automatycznie – termin 31 grudnia 2009 lub termin 30 dni od złożenia niekompletnego wniosku), status jego numeru pozostaje „do uzupełnienia” do upływu tego terminu.

Natomiast w przypadku, gdy wniosek o uzupełnienie danych zostanie przez podmiot złożony po upływie terminu ważności nadanego mu numeru EORI, jego numer posiada w systemie status „unieważniony” i taki status pozostaje aż do złożenia wszystkich niezbędnych dokumentów koniecznych do nadania numerowi EORI statusu „zatwierdzony”.

Należy złożyć dokumenty wymagane do uzupełnienia danych.

Wniosek o rejestrację/aktualizację w systemie EORI przewiduje w sekcji C możliwość wypełnienia/podpisania przez jedną osobę (wnioskodawcę). Co do zasady należy przyjąć, iż w sytuacji łącznej reprezentacji danej osoby prawnej (jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej) osoba (wnioskodawca) podpisując wniosek o rejestrację/aktualizację w systemie EORI powinna legitymować się upoważnieniem wystawionym przez pozostałe osoby uprawnione do reprezentacji (np. członków zarządu), czyli w sytuacji gdy spółkę reprezentuje łącznie prezes zarządu z członkiem zarządu, wówczas prezes zarządu podpisując wniosek powinien uzyskać pełnomocnictwo od tego członka zarządu do rejestracji/aktualizacji w systemie EORI.
Niemniej jednak, przy braku możliwości uzyskania stosownego pełnomocnictwa dopuszcza się podpisanie wniosku o rejestrację/aktualizację w systemie EORI przez jednego tylko członka zarządu (alternatywnie przez prezesa bądź członka zarządu).

Kserokopia paszportu lub dowodu osobistego wnioskodawcy jest wystarczającą o ile zawiera czytelne dane wymagane we wniosku, tzn. dane z pól nr 41 – 44 na wniosku PG-Z lub dane z pól nr 46 – 49 na wniosku PG-K.

Nie ma takiego obowiązku, natomiast jeśli podmiot zwróci się o wydanie takiego potwierdzenia, to należy w tym celu wykorzystać wydruk wniosku PG-K lub PG-Z z systemu EORI.  Wnioskodawca nie musi poświadczać odbioru tego potwierdzenia, wystarczy dokonanie  stosownej adnotacji przez wydającego potwierdzenie na składanym wniosku w polu 69 wniosku PG-Z lub w polu 77 wniosku PG- K o treści: „Wydano potwierdzenie”